Aller au contenu

Comment communiquer avec vos collègues

Principes

Un des besoins essentiels dans votre travail quotidien est de communiquer facilement avec vos collègues.

Pour cela, vous aurez besoin de trois outils de communication familiers:

  1. Téléphone mobile
  2. Téléphone fixe
  3. Email

Et de trois autres nouveaux outils devenus indispensables, qui méritent un traiement à part:

  1. Chat de groupe (ou personnel)
  2. Une plate-forme de partage de documents
  3. Un outil de téléconférences

Téléconférence

Le téléphone mobile

Le téléphone mobile (smartphone) est bien entendu vorre accessoire fondamentale.

Même s'il est pratique en déplacement, n'en abusez pas en mode télétravail. Un téléphone fixe, c'est nettement plus pratique.

Le téléphone est relativement peu utilisé

Vous vous apercevrez qu'en conditions normales, le téléphone est relativement peu utilisé.

Il reste indispensable comme un outil de secours.

Le téléphone fixe

Paradoxalement, cet élément semble moins important de nos jours, et pourtant...

Fiable, économique, solide, et pratique à l'usage, le téléphone fixe reste un élément central sur toute table de bureau professionnelle.

De plus, les opérateurs offrent quasiment toujours la gratuité des communications dans leur forfait de base.

Pour le choix du modèle

  1. Quand on travaille depuis la maison, nul besoin d'un appareil compliqué et coûteux. Un simple appareil à touches muni d'un petit affichage pour le numéro de l'appelant est largement suffisant.
  2. Le critère le plus important est qu'il ait une forme pratique à utiliser, avec une cornette qui tienne bien dans la main. Un second critère (puisqu'on est à la maison) peut-être l'esthétique.
  3. Par contre, achetez un appareil avec un mode vive-voix. Il n'y a rien de plus ennuyeux (et potentiellement douloureux), lorsqu'on a précipitamment besoin de ses deux mains, que devoir coincer une cornette de téléphone entre l'oreille et l'épaule.

Solution de dernier recours

Il se pourrait aussi que le téléphone fixe soit une bouée de secours quand plus rien d'autre ne fonctionne.

Dans certaines circonstances, et suivant comment il est branché, le téléphone fixe pourrait être le dernier appareil de communication qui continuera de fonctionner dans une maison, après que tout le reste (y-compris l'électricité du secteur) est resté en panne pendant plus de 24 heures.

Email

Rôle de l'email

Le courriel (ou courrier électronique/email) a été historiquement une des tous premiers outils de communication entre persones par l'internet.

Il est indispensable pour la transmission d'informations entre deux personnes, ou de petits groupes.

Activités pour lesquelles l'email n'est pas le mieux adapté

L'email n'est en revanche pas le meilleur outil dans un certain nombre de cas. Dans les cas suivants, il existe de meilleurs outils:

Activité Outil(s) Raison
Echanges fréquents d'un groupe de travail (dialogue) Chat Instantané, minimise le formalisme
Partage de documents Espace de stockage commun L'e-mail n'est pas pratique (risque de rater des documents)
Modification de documents Espace de stockage commun L'e-mail n'est pas pratique (risque de rater des versions)
Réunions virtuelles Téléconférence La téléconférence est l'outil dédié pour la tenue de réunions ou de formations à distance.
Résolution de différends ou conflits Téléconférence ou téléphone Rien ne remplace le face à face ou au moins l'échange de vive voix.